Все возможности программ-чеклистов / Многофункциональные списки

А между тем основной плюс утилит для управления списками именно в их универсальности: они решают не только ваши текущие задачи, но и те, которые могут возникнуть в будущем.

Разумеется, я не призываю немедленно деинсталлировать все содержимое вашего КПК и перейти на какую-то одну программу. Для комплексных задач — таких, как управление проектами или финансами, планирование и учет рабочего времени — специализированные приложения действительно необходимы. Но с ведением списка повседневных дел или списка продуктов вполне справится одна утилита.

Несмотря на относительную универсальность, даже в рамках этого класса программ есть «специалисты» по тем или иным вопросам.

Впрочем, хватит теории — давайте рассмотрим несколько практических задач с их решением на основе программы для ведения иерархических списков.

Список покупок

Практически у любого человека есть список продуктов и товаров, которые он более или менее регулярно покупает. У кого-то это кофе, пиво и сигареты, у кого-то — соевое мясо и яблоки...

Средний список продуктов и товаров (у человека, который ведет хозяйство и разнообразно питается) составляет не менее 150 наименований. Разумеется, это не значит, что вы за один поход в универсам складываете в свою тележку 150 предметов — это всего лишь список тех товаров, которые потенциально могут вам понадобиться. Время от времени вы возобновляете запасы продуктов.

Простейшая технология составления списка покупок выглядит так: вы обнаруживаете, что у вас кончился, скажем, стиральный порошок, достаете бумажку (или подходите к доске для записей, в продвинутом варианте — включаете компьютер) и записываете: «стиральный порошок». Тут есть несколько минусов.

Во-первых, скорее всего, вам рано или поздно надоест доставать бумажку (бегать к доске для записей или компьютеру), и однажды вы просто махнете рукой: «да ладно, само вспомнится».

Во-вторых, всегда есть риск, что вы не вспомните о недостатке продукта заранее, а обнаружите недостачу в тот момент, когда будет поздно (белье уже в стиральной машине, гости придут через пять минут и т. д.).

Программы для управления чеклистами позволяют эту проблему решить кардинально. В любое свободное время вы садитесь и заносите в программу все продукты и товары, которые могут вам понадобиться в хозяйстве. В «закупочный» день или накануне вы обходите свои владения с КПК в руках и отмечаете флажком те продукты, которые уже закончились или подходят к концу.

Указываете программе, что нужно отображать только отмеченные флажком пункты, и — вуаля! — список покупок готов. В магазине вы кладете продукты в свою тележку и ставите галочки в списке (при этом продукты могут исчезать из списка, а могут просто помечаться как купленные).

Вы можете внести в свой список и дополнительные поля: цену (с возможностью подсчитать общую сумму покупок), категории покупок или отделы в универсаме, которые нужно посетить, требуемое количество товара, комментарии и т. д.

Какие программы можно посоветовать для решения этой задачи? Строго говоря, оптимальный вариант один — утилита ListPro. Другие программы для ведения списков не позволяют отмечать пункты флажком и фильтровать их по этому параметру. Однако если вас устроит решение при помощи категорий (вместо отмечания флажком вы будете назначать категорию «Надо купить»), то шоппинг-лист можно организовать при помощи TreNotes.

Список дел

Это может быть как список текущих дел, так и перечень дел по проектам. Для успешного ведения таких списков требуется как минимум иметь возможность:

• назначать категории (это могут быть как тематические категории типа «личные», «деловые», «машина», «обдумать», так и временные, например, «сделать сегодня», «когда есть 5 минут», «в течение недели», «не важно когда»);
• назначать дату завершения задачи и предупреждать о ее приближении;
• назначать приоритет задачи;
• создавать иерархические списки (например, для того чтобы выполнить задачу «Покупка КПК», нужно совершить ряд более мелких задач — исследовать рынок, выбрать устройство, найти оптимальное место для покупки и т. д.);
• видеть процент выполнения задачи;
• добавлять комментарии в свободной форме (впрочем, эта функция нужна практически для любого списка).

Кроме того, неплохо было бы уметь переносить некоторые задачи в Outlook, устанавливать ссылки между задачами, выставлять статус («выполнено», «отложено», «нужна консультация» и т. д.), назначать исполнителя.

Программы для управления чеклистами изначально предназначались именно для ведения списков дел, поэтому с той или иной степенью удобства эту задачу можно решить при помощи любой программы, работающей с иерархическими списками.

Из представленных в настоящем обзоре лучше всего подходит для списков дел утилита TreNotes, хотя последние два пункта (статус задачи и исполнитель) можно реализовать только посредством категорий или подсветки основного дерева.

Программа.ListPro позволяет указывать статус, назначать исполнителя (при помощи ниспадающего списка, если все исполнители известны заранее, или просто текстом) и делать многое другое. Зато в ней нет индикатора прогресса выполнения, нельзя импортировать задачи в Outlook и делать перекрестные ссылки.

Каталог персональной библиотеки

Рассмотрим решение задачи каталогизации на примере библиотеки, хотя с одинаковым успехом его можно применить к созданию каталога видеокассет, DVD-дисков, коллекции пивных этикеток и т. д.

Для этого оптимальным образом подходит программа ListPro. Вы можете внести в список любые поля, которые, по вашему мнению, необходимы для адекватного описания библиотеки: автор, название книги, место хранения (если вы храните книги в разных местах), жанр, серия, издательство, описание, отдано (кому и когда), оценка и т. д.

Главное достоинство ListPro в том, что он не ограничивает вас в количестве и названиях полей — вы можете создать каталог, который отражает ваши индивидуальные потребности.

Понятно, что смысл каталогизации состоит не просто в создании полного списка предметов (в данном случае — книг), а в удобстве пользования этой информацией. После создания каталога в

ListPro вы сможете легко и быстро решать следующие задачи.

• Поиск книги в списке. Это можно сделать как при помощи сортировки или фильтрации по одному из полей (скажем, по автору), так и при помощи встроенной функции поиска (по ключевому слову).
• Учет передвижения книг. Например, если вы отдали книгу товарищу, вы можете отметить ее флажком или выделить цветом в своем списке. Таким образом, вы всегда будете представлять, каких книг не хватает в библиотеке и у кого они находятся. Кроме того, вы можете обозначать состояния книги: «есть в библиотеке», «временно нет» (дали почитать) и «пока нет» (но вы хотите ее найти и добавить)

Каталог можно создать и при помощи Tombo. Он будет менее формализован, так как в нем вообще нет полей как таковых, зато вы сможете вносить в него текстовую информацию любого содержания и объема (вплоть до цитат из книги).

Список контрольных вопросов

Это список вопросов, ответы на которые должны быть даны до завершения какого-либо действия (недаром эти списки на английском называются checklists — проверочные списки).

С классическим примером такого списка все мы не раз сталкивались, собирая багаж в путешествие: кладем в дорожную сумку документы, билеты, деньги и одновременно вычеркиваем пункты из списка. Это самый широкий раздел, и тут сложно дать какое-то общее описание, так как конкретные поля и решаемые задачи зависят от типа списка. Приведем несколько примеров из различных областей деятельности:

• список вопросов, которые нужно задать кандидату на вакантную должность;
• список хозяйственных дел;
• список задач по обслуживанию машины;
• список действий для подготовки автомобиля к техосмотру.

Для решения этой задачи подойдет любая программа из этого обзора (за исключением разве что Tombo — в ней вы не сможете проставлять галочки, придется удалять пункты списка вручную). Удобнее всего использовать ListPro и TreNotes.

Регулярно пополняемые списки

Этот тип списков отличается от предыдущего тем, что регулярно обновляется. Как правило, в эту категорию включаются списки предметов или действий, которые имеют несколько вариантов состояний (а не просто «сделано — не сделано») и требуют различных полей для описания.

• Баг-трекинг (список ошибок в программе). Примеры возможных полей: дата сообщения об ошибке, критичность ошибки, ответственный за исправление, статус (исправлено, невозможно исправить, отложено).
• Распродажи на онлайновых аукционах (вид бизнеса, довольно популярный на Западе). В этот список можно включить такие поля, как «URL страницы продукта», «Дата окончания аукциона» (вы можете настроить программу на автоматическое предупреждение о скором окончании продаж), «Получен заказ», «Дата заказа», «Контактная информация», «Заказ оплачен», «Заказ отправлен».
• Идеи для подарков. Кому подарить (и когда у него юбилей), где купить, сколько стоит.
• Учет времени. Задание, отметка о выполнении, кто выдал задание, категория, время начала, время завершения, общее время выполнения задачи. Если вы выполняете задачи для нескольких отделов, то путем выставления фильтров или сортировки по различным полям вы можете в любой момент проверить, сколько времени тратите на каждого «клиента» в отдельности. Либо посчитать время, которое расходуется на каждую категорию задач (скажем, «программирование», «отладка», «документирование» и т. д.).

Для решения такой задачи рекомендуется использовать ListPro.

Заметки с иерархической структурой

Эта задача разбивается на две подзадачи: быстрая фиксация мыслей в полевых условиях и каталогизация уже оформленных идей. Для решения первой удобно использовать программу с возможностью диктофонной записи — согласитесь, гениальная мысль не обязательно приходит в то время, когда вы готовы вытащить стилус и записать ее. Такой возможностью обладают TreNotes и ADB Idea Library. Кроме того, обе программы позволяют делать наброски от руки, что тоже важно для оперативной записи.

Для решения второй задачи — каталогизации — ассортимент программ более широк. TreNotes и ADB Idea с ней тоже отлично справятся, но если вы готовы пожертвовать мультимедийными возможностями в пользу свободы текстовой записи, то вам обязательно понравится Tombo.

Информационные списки

Строго говоря, эти списки не являются «чеклистами» в их первоначальном виде, они могут храниться в любом текстовом файле. Но так уж получилось, что и для этих целей работающие со списками программы использовать удобнее, чем просто текстовые редакторы.

Что можно хранить в таких списках? Да что угодно. Размеры одежды и обуви (свои и домочадцев), персональную информацию (номер паспорта, водительских прав, медицинской страховки и т. д.), телефонные коды городов, имена американских президентов, азбуку Морзе, столицы, библейские притчи, адреса бесплатных прокси-серверов...

Поскольку такие списки трудно поддаются типизации (ведь никогда не знаешь заранее, какую информацию понадобится хранить), для решения этой задачи важна свобода. Такую свободу представляют прежде всего Tombo и ListPro, хотя TreNotes и ADB Idea Library тоже можно использовать.

Сделать окончательный выбор вам поможет более близкое знакомство с каждой из упомянутых программ.

ListPro

Разработчик: Ilium Software

Сайт: www.iliumsoft.com

Стоимость: $29,95 вместе с версией для десктопа или $19,95 отдельно

ListPro

Это наиболее универсальная программа для работы с чеклистами. Главный ее козырь — гибкость, она позволяет использовать в списках неограниченное количество полей самых различных типов. Однако, как и каждый универсальный инструмент, лидируя «в общем зачете», ListPro проигрывает по отдельным показателям.

ListPro

Удобство интерфейса: 5-

В целом интерфейс удобен, хотя не обошлось без досаждающих мелочей — например, невозможно сдвинуть вправо сразу несколько строк — приходится открывать каждую запись и там выбирать глубину сдвига (с другой стороны, у программ-конкурентов вообще нет возможности выделять несколько пунктов списка одновременно).

Функционал: 5

Вы можете включать в свои списки неограниченное количество полей одного из следующих типов:

• String — строчка текста (ограничения на длину вроде бы нет — во всяком случае, 1000 знаков вошли туда без проблем — но нет и переноса строк);
• Notes — текст любого объема;
• Checkbox — клетка для «галочки», имеет два состояния — «отмечено» и «не отмечено»;
• Yes/no — два состояния, но вместо обычной галочки вы можете выбрать другую картинку, например большой палец вверх или вниз;
• Date — дату можно выбирать из календаря; кроме того, есть возможность установить «напоминалку»;
• 3 state — три состояния — можно выбирать картинки для отображения статуса;
• Category — категорию можно выбирать из выпадающего списка, который, разумеется, также задаете вы;
• Amount — любой количественный показатель: приоритет задачи, цена, количество и т. д. Функция автосуммирования может вычислить сумму по количественному столбцу. Также есть возможность автоматически подсчитывать сумму или разность чисел в разных колонках.

Вы можете использовать в своих списках любые сочетания этих полей — в том числе сохранять то или иное сочетание в качестве шаблона. Если же вы не уверены в силе своей фантазии, то с сайта разработчика можно загрузить свыше трех сотен готовых шаблонов.

Можно менять фон отдельных элементов списка, создавать нумерованные списки (с любым типом нумерации).

Функция импорта из текстовых и CSV-файлов есть и в настольной, и в карманной версии. Доступен экспорт в те же форматы.

Есть возможность создавать резервную копию файлов со списками.

Поиск и фильтрация: 5

Удобный поиск информации в ListPro обеспечивается, помимо стандартной поисковой функции, гибкой системой сортировки и фильтрации. Вы можете отсортировать список по любой колонке (древовидная структура при этом сохраняется), выставить фильтр по любой колонке (тогда будут отображаться только те записи, которые включают ключевое слово), спрятать отмеченные галочкой пункты или показывать только отмеченные флажком.

Настольная версия: 5-

Версия для десктопа имеет незначительные отличия от своего «младшего брата». В ней отсутствуют некоторые мелкие недостатки, упомянутые в главе «Удобство использования». Зато имеется и своя, «уникальная» ошибка — программа неправильно отображает кириллицу, если вы создаете новый список в настольной версии. Если список был создан на КПК, а после синхронизации открыт в настольном ListPro — все нормально. На недоуменное письмо разработчики ответили, что знают об этой проблеме, но когда она будет исправлена — неизвестно.

Это ваш выбор, если:

вам приходится работать с самыми разнообразными списками, элементы которых не влезают в жестко фиксированные поля.